Hoe kan mijn IT-afdeling beter op de business aansluiten

Met regelmaat kom ik IT-afdelingen tegen die niet goed aansluiten op de business. Beide partijen werken langs elkaar heen en communiceren onvoldoende. Dit is jammer, want ik zie de IT-afdeling juist als een enabler voor de business en daarmee een waardevolle partner voor de organisatie. Deze ondersteunende functie kan de IT-afdeling echter alleen vervullen als zij goed aansluit op de andere afdelingen binnen de organisatie. Maar hoe zorg je daarvoor?

Om een IT-afdeling goed te laten aansluiten op de rest van de organisatie spelen verschillende zaken een belangrijke rol. Zo moet goed worden gecommuniceerd, dient de IT-afdeling op de hoogte te zijn van alle ontwikkelingen binnen het bedrijf en moet de IT’er weten tegen welke uitdagingen zijn collega’s aanlopen. Daarnaast moet de IT-afdeling vroegtijdig worden betrokken bij plannen van de organisatie zodat zij hierop kan anticiperen.

Communicatie

Helder communiceren is de sleutel tot een goede samenwerking. Dit lijkt misschien voor de handliggend, maar ik zie het helaas nog vaak fout gaan binnen bedrijven. In veel gevallen wordt het werk van de IT-afdeling nauwelijks belicht, waardoor de business geen idee heeft wat de IT-afdeling precies doet en wat er allemaal komt kijken bij ogenschijnlijk eenvoudige klussen. IT is immers complex, iets waarvan eindgebruikers lang niet altijd op de hoogte zijn.

In de ogen van de eindgebruiker is het implementeren van een nieuwe applicatie een simpele taak. Je installeert de app, en kunt hem daarna gebruiken. Dat is op zijn privé-apparaten immers ook zo. In de praktijk werkt dit uiteraard anders. Voordat een app of software kan worden geïnstalleerd, wordt er achter de schermen eerst goed gekeken naar onder andere de security en storage–eisen, en hoe deze nieuwe toepassing aansluit op andere applicaties. Het is niet verwonderlijk dat de eindgebruiker hier geen rekening mee houdt; hij is immers geen IT’er. Goede communicatie is dan ook van belang om de eindgebruiker te informeren over de complexiteit van IT. Dit zorgt ervoor dat eindgebruikers zich realiseren dat IT-gerelateerde klussen vaak een stuk ingewikkelder zijn dan zij op het eerste oog wellicht lijken. Door goed te communiceren worden frustraties dan ook voorkomen en kan de IT-afdeling de business beter ondersteunen.

Op de hoogte zijn van ontwikkelingen en uitdagingen

Wie als IT’er de organisatie écht wil ondersteunen moet goed op de hoogte zijn van alle ontwikkelingen en uitdagingen die binnen het bedrijf spelen. Dit stelt de IT-afdeling in staat hierop te anticiperen en alvast voorbereidingen te treffen om de uitrol van een bepaalde applicatie of toepassing zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen.

Natuurlijk zijn veel medewerkers zich er van bewust dat “zomaar” een oplossing installeren instrijkt tegen alle wensen en eisen van de IT-afdeling. Maar een keuze is snel gemaakt, en dat wat je tegenwoordig online aanschaft tegen een kleine maandelijkse vergoeding is snel besteld. Zo ken ik marketeers die zich absoluut betrokken voelen bij de organisatie en in hun vaart kiezen voor een marketing automation tool of mailsysteem zonder zich te realiseren dat daar eigenlijk een security-vraagstuk aan vooraf dient te gaan. Ook hier speelt communicatie weer een belangrijke rol. Voor IT’ers is het van belang hun oren te openen en goed te luisteren naar ontwikkelingen die in de wandelgangen worden besproken. Ook de organisatie en haar medewerkers hebben echter een verantwoordelijkheid. Zij moet duidelijk communiceren met de IT-afdeling en ideeën, kansen en uitdagingen vroegtijdig kenbaar maken.

Vroegtijdig betrokken zijn bij gesprekken en meedenken

Helaas merk ik dat de IT-afdeling soms veel te laat wordt betrokken bij gesprekken, en hierdoor niet in staat is mee te denken met de organisatie. Zo komt de IT-afdeling al snel te boek te staan als een partij die vooral tegenwerkt. Zodra de IT-afdeling wordt verzocht een bepaalde oplossing of applicatie te implementeren, ziet zij al snel uitdagingen waar de organisatie niet aan heeft gedacht. De IT-afdeling lijkt hierdoor op het laatste moment de plannen in de war te gooien, terwijl zij uitsluitend realistisch kijken naar de technologische mogelijkheden en beperkingen.

De IT-afdeling hoort vroegtijdig aan te kunnen schuiven bij gesprekken over de huidige en toekomstige ontwikkelingen in de organisatie. Zij zijn immers volledig op de hoogte van de laatste stand van zaken op het gebied van IT, kunnen adviseren hoe IT de business kan ondersteunen en hebben dus een goed beeld van de haalbaarheid van ideeën die de organisatie aandraagt. Ook kunnen zij meedenken en kritische vragen stellen. Blijkt een bepaalde oplossing niet haalbaar te zijn? Dan is de IT-afdeling in veel gevallen in staat een alternatieve oplossing aan te dragen, zodat het beoogde doel alsnog gerealiseerd kan worden. De IT-afdeling is hierdoor juist een partij die de business actief helpt hun doel te bereiken.

Investeer dus in communicatie. Zodra iedereen binnen de organisatie op één lijn zit is de weg vrij voor de toekomst en kom je tot het beste eindresultaat.